27/03/2023 à 09:20

Comment faire des relances de factures impayées ?

Bête noire de tout entrepreneur, une facture impayée peut rapidement mettre à mal sa trésorerie. Pour faire face aux retards de paiement de ses clients et les convaincre d’honorer leurs factures, il est donc recommandé de mettre en place une procédure de relance bien rodée. On passe en revue les différentes solutions qui s’offrent à vous pour obtenir le recouvrement de vos factures, d’abord à l’amiable puis par
voie judiciaire !

Faire des relances pour éviter les factures impayées

Vous avez terminé et livré une prestation. Les jours défilent, puis les semaines, et votre client ne vous a toujours pas payé. Aïe ! Malheureusement, lorsqu’on est entrepreneur, les impayés sont monnaie courante
et ce dans n’importe quel secteur d’activité.

Le problème, c’est qu’à moins d’avoir une trésorerie bien fournie, il suffit parfois d’un seul retard de paiement pour se retrouver en difficulté. D’où l'intérêt de mettre en place un système de relance étape par étape, qui vous permettra de recouvrir vos factures efficacement.

À savoir : à partir du moment où le délai de paiement inscrit sur la facture est arrivé à échéance, vous êtes en droit d’entamer des relances.

Les étapes pour relancer une facture impayée

#1. Relancer son client par email ou téléphone

Avant tout, il est bon de se rappeler que nous sommes tous humains ! Avant d'imaginer tout de suite le pire scénario - que le client n’a aucune intention de vous payer - accordez lui le bénéfice du doute.

Il se peut en effet qu’il ait tout simplement oublié, que son comptable soit en vacances ou qu’un événement personnel soit en cause. De nombreuses raisons peuvent expliquer un retard de paiement :
essayez d’être compréhensif malgré votre frustration (qui est ceci dit tout à fait légitime).

Commencez donc par contacter votre client en lui rappelant poliment que votre facture est en attente de règlement et que l’échéance est dépassée. Un simple mail fera l’affaire : si vous utilisez un logiciel de
facturation, sachez que certains outils permettent d’envoyer des emails de relance très facilement.

#2. Envoyer une lettre de relance pour facture impayée

Vos emails et vos appels sont restés sans réponse ? Votre client fait la sourde oreille ? Il est alors temps de passer à la seconde étape : la lettre de relance pour facture impayée.

Ce type de courrier n’a pas de valeur juridique. Il s’agit d’une simple lettre lui rappelant son obligation de vous régler, sous une forme plus formelle qu’un mail. Vous pouvez préciser qu’en cas de non retour, une procédure de mise en demeure sera engagée : vous verrez que c’est souvent suffisant pour le faire réagir !

Attention toutefois à bien choisir vos mots et à rester cordial. L’idée est de résoudre la situation à l’amiable et sans échanges virulents afin de ne pas ternir votre réputation. Si vous cherchez un exemple
de lettre de relance sur lequel vous appuyez, vous trouverez de nombreux modèles sur le web.

#3. Envoyer une mise en demeure de payer

En cas d’échec de la lettre de relance, la suite logique est la mise en demeure de payer. Obligatoire au regard de la loi pour pouvoir entamer une procédure judiciaire, ce document fait office de “dernier
avertissement” à votre client.

Pour être valide, une mise en demeure doit répondre à certaines règles, comme celle d’être expédiée en recommandé avec accusé de réception. Elle doit également faire figurer plusieurs mentions légales :

• La date de rédaction ;
• Le terme "mise en demeure” à faire apparaître dans l’en-tête ;
•  Les coordonnées du créancier (l’entrepreneur) et du débiteur (le client) ;
• L’énoncé de la situation (avec en référence le numéro de la facture impayée, le montant...) ;
• Les délais exacts laissés au débiteur pour honorer le règlement ;
• Les conséquences suite à un défaut de paiement (lancement d’une procédure judiciaire); 
• La signature du créancier.

#4. Le recouvrement de facture par procédure judiciaire

Si chacune des actions ci-dessus a échoué, votre dernière option est d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire.

Jusqu’ici, les relances, même à valeur juridique comme dans le cas de la mise en demeure, ne servent qu’à inciter votre client à procéder volontairement au règlement. Le recours aux voies judiciaires, lui, a
pour but de contraindre ce dernier à payer.

Selon la nature du litige et vos ressources, 3 types de procédure de recouvrement peuvent être mises en oeuvre :

• L’injonction de payer : simple, rapide et peu coûteuse, elle convient aux litiges d'un faible montant. Il faut remplir un formulaire CERFA accompagné de justificatifs et déposer votre demande au tribunal compétent. Si le juge tranche en votre faveur, une ordonnance portant l'injonction à payer sera délivrée à votre client.
• Le référé-provision : cette procédure permet de récupérer rapidement une partie du montant dû sous forme de “provision”. Seule condition : arriver à prouver que le client vous doit bel et bien
  cette somme. S’il s’obstine à ne pas payer, vous pourrez faire saisir ses biens par un huissier de justice.
• L’assignation en paiement : l’équivalent d’un procès classique. Longue et relativement coûteuse, cette procédure est applicable pour les gros montants et/ou les situations complexes. Ici, le
  client est contraint à comparaître devant un juge et à verser des dommages et intérêts s’il est reconnu coupable.

Voilà pour les différentes étapes pour relancer vos factures impayées. Pour finir, rappelons que la meilleure des protections est encore la prévention ! Vérifiez autant que possible la solvabilité de vos prospects avant de vous engager avec eux, et encadrez bien vos prestations à l’aide de devis et de contrats conformes.